Zásady ochrany a zpracování osobních údajů

Tento dokument obsahuje Zásady ochrany a zpracování osobních údajů provozovatele – společnosti Nielsen Admosphere, a.s., dle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „Nařízení EU“).

Společnost Nielsen Admosphere, a.s., IČ: 262 41 226 se sídlem Českobratrská 2778/1, 130 00 Praha 3, Česká republika (dále i jako „Provozovatel“ nebo „Nielsen Admosphere“) je výzkumná agentura s širokým portfoliem produktů a služeb v oblasti marketingových a mediálních výzkumů, analýz a zpracování dat. Zaměřujeme se především na metodologicky a technologicky náročné projekty, jako je elektronické měření sledovanosti televize metodou TV metrů (dále jen „PCEM“). Dále pak na osobní dotazování, telefonické výzkumy a online výzkumy.

Prohlašujeme, že veškeré osobní údaje, které zpracováváme za účelem výzkumu trhu, jsou považovány za přísně důvěrné a je s nimi nakládáno v souladu s platnou legislativou.

Jsme členem organizace SIMAR (Sdružení agentur pro výzkum trhu a veřejného mínění). Veškeré činnosti Provozovatele včetně zpracování osobních údajů probíhají v souladu s oborovými kodexy ICC/ESOMAR, pravidly SIMAR a podnikovými směrnicemi Nielsen Admosphere. Zaručujeme práva subjektů osobních údajů vždy alespoň v rozsahu platné legislativy.

Tímto vás v souladu s příslušnými články Nařízení EU informujeme o zpracování vašich osobních údajů a o vašich právech.

Veškeré pojmy použité v těchto Zásadách ochrany a zpracování osobních údajů vycházejí z definice dle článku 4 Nařízení EU a dalších zákonných norem ČR a EU.

Jaké osobní údaje zpracováváme?

Předmětem zpracování jsou následující kategorie subjektů údajů a osobních údajů, které zpracováváme za uvedeným účelem:

Respondenti (účastníci) výzkumů:

Vždy zpracováváme pouze některé osobní údaje a informace uvedené ve výčtu níže, záleží na konkrétním účelu zpracování, na rozsahu výzkumného projektu:

jméno, příjmení včetně titulů, telefonní číslo;
adresa trvalého bydliště, e-mailová adresa, datum narození v případě projektu PCEM, a to vždy hromadně;
osobní údaje rodinných příslušníků (manžel/manželka, partner/partnerka, děti) v případě projektu PCEM, a to vždy hromadně;
základní sociodemografické charakteristiky (pohlaví, věk atd.) v případě projektu PCEM, a to vždy hromadně;
informace o spotřebitelském a televizním chování (např. nákupní chování, měsíční útrata
u zadavatele výzkumu, využívané produkty, čas strávený sledováním televize, sledovanost jednotlivých kanálů apod.) v případě projektu PCEM, a to vždy hromadně.

Účelem zpracování je realizace výzkumného projektu pro zadavatele výzkumu, specificky pak:

kontaktování respondentů do konkrétního výzkumu;
zaslání, vyplacení odměny nebo předání nepeněžní odměny za účast ve výzkumném projektu;
zpracování na základě dalších právních předpisů (např. Zákon o archivnictví a spisové službě);
kontrola kvality dat, apod.

Právním základem zpracování je: a) u realizace výzkumného projektu dle článku 6 odst. a) Nařízení EU souhlas respondenta výzkumu, b) u zaslání nebo vyplacení odměny za účast ve výzkumném projektu dle článku 6 odst. c) Nařízení EU splnění zákonné povinnosti Provozovatele a c) u kontroly kvality dat výzkumného projektu dle článku 6 odst. f) Nařízení EU oprávněný zájem Provozovatele.

Osobní data získaná z výzkumného projektu uchováváme nejdéle 6 měsíců od jeho ukončení, pokud právní předpisy či smluvní ujednání se zadavatelem výzkumného projektu nestanoví jinak.

Zástupci zákazníků, dodavatelů a ostatních obchodních partnerů:
jméno, příjmení včetně titulů, pracovní e-mailová adresa, pracovní telefonní číslo, zaměstnanecká pozice, kontaktní údaje firmy zákazníka/dodavatele/obch. partnera.

Účelem zpracování je zajištění vzájemných práv a povinností vyplývajících ze smlouvy nebo jiného obchodního vztahu.

Právním základem zpracování je: a) dle článku 6 odst. f) Nařízení EU oprávněný zájem Provozovatele
a zákazníka/dodavatele/obch. partnera, který vyplývá z jejich smluvního nebo obchodního vztahu.

Osobní údaje uchováváme minimálně vždy po dobu trvání smlouvy, resp. výzkumného projektu, nejdéle pak 3 roky od posledního společného výzkumného projektu.

Uchazeči o zaměstnání:
jméno, příjmení včetně titulů, e-mailová adresa, telefonní číslo.

Účelem zpracování je nábor zaměstnanců.

Právním základem zpracování je dle článku 6 odst. f) Nařízení EU oprávněný zájem Provozovatele a uchazeče o zaměstnání.

Pokud jste se u nás ucházel/a o zaměstnání, vaše údaje si můžeme ponechat po dobu 6 měsíců.

Zaměstnanci (včetně brigádníků dle dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr), externí spolupracovníci:
jméno, příjmení včetně titulů, adresa trvalého bydliště, datum narození, rodné číslo, číslo občanského průkazu, e-mailová adresa, telefonní číslo, číslo bankovního účtu, osobní údaje rodinných příslušníků (manžel/manželka, partner/partnerka, děti).

Účelem zpracování je personální agenda Provozovatele a vlastní PR, marketingové a komunikační aktivity Provozovatele.

Právním základem zpracování je: a) u personální agendy dle článku 6 odst. c) Nařízení EU splnění právní povinnosti Provozovatele, b) u vlastních marketingových aktivit Provozovatele dle článku 6 odst. f) Nařízení EU oprávněný zájem Provozovatele.

Osobní údaje zaměstnanců týkající se mzdové agendy jsme povinni uchovat 20 let a mzdové listy 30 let.
U evidenčních listů je lhůta uchování 3 roky. U našich externích spolupracovníků je lhůta pro uchování osobních údajů z účetních důvodů 5 let. Lhůty se počítají od ukončení pracovního poměru, respektive ukončení spolupráce.

Kde osobní údaje získáváme?

K vašim osobním údajům se můžeme dostat některou z těchto cest:

získáme je přímo od vás – dobrovolně poskytnuté osobní údaje a další informace na základě poptávky, zaslaného životopisu, předané vizitky, uzavření smluvního vztahu;
získáme je od zadavatele výzkumného projektu – poskytnuté databáze zákazníků/zaměstnanců především s kontaktními údaji, případně s dalšími osobními údaji;
získáme je od externích spolupracovníků nebo dodavatelů – vaše osobní údaje poskytnuté v rámci rekrutace do výzkumných projektů apod.;
máme vlastní databázi – databáze respondentů, do které jste byli zařazeni na základě svého dobrovolného a výslovného souhlasu.

Komu osobní údaje předáváme?

Vždy se snažíme omezit předávání osobních údajů na nejnižší možnou míru (ve výzkumných projektech anonymizací, případně pseudonymizací dat). V některých případech se tomu ale zcela nevyhneme (například při využití externích spolupracovníků, zpracování účetnictví atd.).

V některých případech tedy dochází k předávání osobních údajů těmto příjemcům osobních údajů:

zadavatel výzkumného projektu (respondenti jsou o tom vždy informováni předem);
dílčí zpracovatelé výzkumného projektu;
státní a jiné orgány v rámci plnění zákonných povinností stanovených příslušnými právními předpisy.

Jaké další zpracovatele využíváme?

Se zpracováním osobních údajů nám v některých případech pomáhají další zpracovatelé:

poskytovatelé komunikační platformy (e-mail, kalendář, sdílené dokumenty, direct mailové služby, zasilatelské a transportní služby);
poskytovatel služeb v oblasti účetnictví a daní;
externí spolupracovníci, kteří na základě smlouvy vykonávají zpracování osobních údajů v rámci jednotlivých projektů (pracovníci podpory respondentů, programátoři atd.).

Mezi významné zadavatele a zpracovatele patří:

Asociace televizních organizací (dále jen „ATO“), ato.cz
ATO je zadavatelem projektu PCEM, který realizuje Nielsen Admosphere. Vzhledem k Nařízení EU
a smluvní dokumentaci PCEM mezi ATO a Provozovatelem, správcem osobních údajů je ATO.
STEM/MARK, a.s. (dále jen „STEM/MARK“), stemmark.cz
Výzkumná agentura STEM/MARK se podílí na terénním sběru dat pro podpůrné výzkumné projekty PCEM a vzhledem k Nařízení EU je Zpracovatelem osobních údajů pro Provozovatele.
European National Panels s.r.o. (dále jen „ENP“), www.narodnipanel.cz
Provozovatel realizuje sběr dat pro některé výzkumné projekty prostřednictvím panelu respondentů ENP a tudíž vzhledem k Nařízení EU je ENP Zpracovatelem osobních údajů.
ResSOLUTION Group s.r.o. (dále jen „RSS“), www.ressolution.cz
Společnost je exkluzivním dodavatelem výzkumů pro Nielsen Admosphere a tudíž je vzhledem k Nařízení EU Zpracovatelem osobních údajů.

Jak osobní údaje zpracováváme a jak je chráníme?

Předmětem výzkumných projektů není sběr osobních údajů a detailů za jednotlivce, sebraná data jsou zpracovávána hromadně, zadavatele zajímají souhrnné informace o chování, postojích a názorech populace či specifických cílových skupin, nikoli konkrétního jednotlivce.

Při práci na výzkumném projektu se ale přesto nevyhneme tomu, že musíme zpracovávat data, která pochází od jednotlivců, v našem případě respondentů. Ti nám dávají dobrovolně k dispozici informace o své osobě a své názory, které využíváme pro výběr vhodných výzkumů pro konkrétního člověka a pro daný výzkumný projekt. Zároveň se zavazujeme, že ochráníme soukromí našich respondentů – v nejvyšší možné míře pracujeme s pseudonymizovanými či anonymizovanými daty a údaje nepředáváme neautorizovaným osobám.

V některých případech také musíme disponovat osobními údaji z administrativních důvodů. Ve všech situacích se snažíme o omezení zpracování osobních údajů na co nejnižší míru. Technickoorganizační procesy jsou u nás nastaveny tak, aby ochránily soukromí respondentů v souladu s Nařízením EU, platnou legislativou a etickými pravidly oboru.

Zpracování osobních údajů je prováděno v sídle Provozovatele jednotlivými našimi zaměstnanci, případně dalšími zpracovateli. Ke zpracování dochází pomocí výpočetní techniky (především statistické, kancelářské a účetní softwary, případně vlastními aplikacemi Provozovatele), popř. i manuálním způsobem u osobních údajů v listinné podobě za dodržení všech bezpečnostních zásad pro správu a zpracování osobních údajů. Za tímto účelem jsme přijali technickoorganizační opatření k zajištění ochrany osobních údajů, zejména opatření, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití osobních údajů. Veškeré subjekty, kterým mohou být osobní údaje zpřístupněny, respektují právo subjektů údajů na ochranu soukromí a jsou povinny postupovat dle platných právních předpisů týkajících se osobních údajů.

V případě vašich údajů nutných pro provoz našich služeb a realizace vlastních výzkumných projektů, je Správcem osobních údajů Nielsen Admosphere, s výhradou projektu PCEM.

Vaše odpovědi v jednotlivých výzkumech na své straně pseudonymizujeme: zadavatel (objednavatel) výzkumu nemá přístup k vašemu jménu ani kontaktním údajům. Pro zadavatele jsou vaše odpovědi zcela anonymní a nemají tedy charakter osobních údajů. Prosím vezměte na vědomí, že pokud se ve výzkumu rozhodnete uvést údaje, které vás přímo nebo nepřímo identifikují, vaše data nebudou nadále anonymní, mohou se stát osobními údaji, a jejich Správcem bude zadavatel výzkumu.

Jaká máte v souvislosti s osobními údaji práva?

Právo na informace (dle čl. 15 Nařízení EU)

Pokud zpracováváme vaše osobní údaje, máte právo kdykoli požadovat bezplatnou informaci o tomto zpracovávání (zejména identifikaci správce a zpracovatele, případně dalších zpracovatelů; informaci o účelech zpracování, kategorii dotčených osobních údajů, příjemcích či kategorii příjemců osobních údajů a době, po kterou budou osobní údaje zpracovávány a uloženy; veškeré dostupné informace o zdroji osobních údajů; zda zpracovávání probíhá na základě oprávněného zájmu správce nebo třetí strany; informaci o skutečnosti, zda dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování). Informace vám rádi poskytneme, pokud ovšem bude vaše žádost vyhodnocena jako zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména pokud se bude opakovat, můžeme odmítnout žádosti vyhovět nebo uložit přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací nebo sdělení nebo s učiněním požadovaných úkonů.

Právo na opravu (dle čl. 16 Nařízení EU)

Pokud zjistíte, že osobní údaje, které o vás zpracováváme, nejsou aktuální, máte právo zažádat o jejich opravu.

Právo na výmaz a odvolání souhlasu (dle čl. 17 Nařízení EU)

Svůj souhlas se zpracováním osobních údajů, který jste nám poskytli, můžete kdykoli odvolat a v takovém případě budou vaše osobní údaje vymazány. Právo na výmaz se netýká osobních údajů, které potřebujeme ke splnění zákonných povinností či k ochraně svých oprávněných zájmů. Vaše osobní údaje budou vymazány také tehdy, pokud již nebudou potřeba pro výzkumný projekt či další spolupráci nebo jestliže bude jejich uložení nepřípustné z jiných zákonem stanovených důvodů, případně pokud bude vaše námitka proti zpracovávání vašich osobních údajů vyhodnocena jako oprávněná.

Právo na omezení zpracování (dle čl. 18 Nařízení EU)

Máte právo nás požádat, abychom omezili zpracování v případě, že se budete domnívat, že osobní údaje, které o vás máme, jsou nepřesné, zpracování neprobíhá v souladu s platnou legislativou, osobní údaje již nepotřebujeme pro daný výzkumný projekt a v případě, že vznesete námitku a bude probíhat její vyhodnocování.

Právo na přenositelnost údajů (dle čl. 20 Nařízení EU)

V případě, že jste nám poskytli svůj souhlas se zpracováním osobních údajů nebo je zpracování nezbytné pro splnění smlouvy nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy a zpracování probíhá automatizovaně, máte právo nás požádat o to, abychom vám poskytly osobní údaje, které o vás uchováváme ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu.

Právo vznést námitku (dle čl. 21 nařízení EU)

Pokud se domníváte, že zpracováváme vaše osobní údaje v rozporu s platnou legislativou, můžete proti tomuto zpracovávání vznést námitku a požádat nás o vysvětlení, požadovat, abychom odstranili takto vzniklý stav, zejména můžete požadovat blokování, opravu, doplnění nebo vymazání osobních údajů. Vaším právem je obrátit se se stížností proti zpracovávaným osobním údajům, které o vás zpracováváme, na příslušný dozorový orgán, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 727/27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz.

Právo nebýt součástí automatizovaného individuálního rozhodování, včetně profilování (dle čl. 22 nařízení EU)

Máte právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí, které je založené výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které má pro vás právní účinky nebo se vás obdobným způsobem významně dotýká. Toto neplatí, pokud k automatizovanému rozhodování, včetně profilování, dáte svůj souhlas, je to nezbytné k uzavření smlouvy nebo je to povoleno právním řádem.

Právo podat stížnost (dle čl. 77 Nařízení EU)

Máte právo podat stížnost u dozorového orgánu, kterým je Úřad na ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz.

Co když nám své osobní údaje nechcete poskytnout?

Máte na to právo. Je ale možné, že se jako respondenti nebudete moct účastnit některých výzkumů.

Pokud nám jako naši obchodní partneři nebudete chtít poskytnout osobní údaje, výrazně se nám tím ztíží vzájemná spolupráce. To samé platí o spolupráci se zaměstnanci, externími spolupracovníky a také s uchazeči o zaměstnání. Nicméně, některé vaše údaje zpracovávat musíme na základě právních předpisů.

Na koho se můžete obrátit?

V případě, že máte jakékoli doplňující dotazy, klidně nás kontaktujte. Stejně tak, pokud chcete uplatnit některé ze svých práv.

V případě, že chcete uplatnit svá práva dle příslušných ustanovení Nařízení EU, obraťte se na adresu: optoutcz@nielsen.com.